후배가 힘들 때 가장 먼저 의지할 수 있는 것, 바로 선배 직원들의 업무 노하우를 듣는 것이다. 하지만 이마저도 쉽지 않다. 신입사원이기에 아는 선배들은 제한되어 있다. 여기저기 전화를 하거나 찾아가 조언을 얻기에는 어려움이 많다. 이때 어떻게 해야 할까?

시간만 끌고 있다고 누가 해결해주는 것도 아닐 것이다. 업무의 종류가 민원인 경우, 민원 수위는 점검 커질 것이다. 결국 업무를 회사에서 끝내지 못하고 집까지 가지고 갈 수밖에 없다. 집에 가서도 마음만 불편할 뿐 딱히 해결책이 없다. 그렇다면 신입사원들은 이대로 포기해야 하는 것인가?

우리 회사에서는 이런 업무 노하우를 찾아보거나 물어볼 수 있는 시스템이 정녕 없는 것인가? 이에 대한 대답은 ‘있다’이다. 공사에도 직원들의 업무 노하우를 자율적으로 공유하고 질의 할 수 있는 ‘업무지식플랫폼’ 시스템이 있다. 이 시스템의 시작은 20여 년 전인 2002년으로 거슬러 올라간다. 처음 개발될 때의 명칭은 업무 관련 개인의 지식을 업무에 접목하고자 하는 목적을 담은 ‘지식경영시스템’이었다. 이후 위키미디어 재단에서 백과사전의 뜻을 가진 ‘encyclopedia’와의 합성어로 유명한 위키피디아(이상 온라인 백과사전)에서 착안해 한전의 백과사전이라는 뜻을 가진 ‘KEPCO-PEDIA’로 명칭을 변경했다.

2022년에는 메인 화면 디자인을 변경하면서 ‘업무지식플랫폼’으로 명칭을 변경했다. 이 시스템에는 현재까지 약 13만 건의 지식이 축적되어 있다. 업무지식플랫폼은 직원들이 회사에 출근한 후, PC 부팅 시 제일 먼저 PC 화면에 보이는 KEPCO-EP 메인 화면 상단 메뉴바 MI-KEP 우측에 배치되어 있다.

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업무지식플랫폼은 KEPCO-EP 검색창에 키워드를 입력하거나 업무시스템의 경로를 통해 접속할 수 있다. 화면 중간에 키워드 검색창을 배치해 직관적으로 시스템을 사용할 수 있도록 하였다. 검색창 하단에는 현재까지 누적된 업무 지식, 생활지식 그리고 현장교육 건수가 표기된다. 시스템 메뉴는 ‘KEPCO PEDIA 지식’과 ‘현장 교육’, ‘커뮤니티’ 그리고 ‘인계·인수시스템’ 등 4개로 구성되어 있다. ‘KEPCO PEDIA 지식’ 메뉴에 마우스를 대면 세부 메뉴가 추가로 팝업된다. 이때 ‘지식Q&A’ 메뉴가 먼저 보인다.

지식Q&A는 기획/재무, 관리, 상생발전/자재, 기술혁신, 영업/배전, 전력그리드/송변전, 해외사업, 원전사업 등 8개 분야로 카테고리화 되어있다. 각 카테고리를 클릭하면 3개에서 6개까지로 관련 업무가 세분화되어 뜬다. 관련 분야를 선택하고 질문을 등록하면 인사혁신처에서 선정한 각 업무별 지식전문가들이 답변을 달아준다.

지식Q&A 하단에는 ‘업무지식’ 메뉴가 보인다. 업무지식은 직원들이 혼자만 알고 있기엔 아까운 업무 노하우나 관련 자료들을 자유롭게 업로드하고 조회할 수 있는 곳이다. 지식Q&A, 업무지식 등의 게시판은 작성자가 익명으로 활용하도록 개발되어서 직원들의 접근성을 높였다. 업무Q&A와 업무지식 외에 ‘생활지식’이라는 메뉴가 있는데, 이 메뉴에서는 업무 외적인 일반적인 지식을 공유한다.

마지막 ‘KEPCO사전’은 공사에서 자주 사용하는 용어를 기술기획처에서 데이터베이스화해 검색키워드를 통하여 손쉽게 찾아볼 수 있도록 구성하였다. 업무 수행 중 용어의 뜻이 떠오르지 않을 때 사용하면 요긴하다. 우측에는 ‘현장교육’ 메뉴가 있고 첫 번째 서브메뉴는 ‘직무실패’이다. 아시는 분들도 있겠지만 2017년부터 2018년까지 방송된 tvN 예능프로 중 ‘알아두면 쓸데없는 신박한 잡학사전-알쓸신잡’이라는 프로그램이 상당한 인기를 얻었다. 이 프로그램명에서 착안해 ‘알아두면 쓸데 있는 실패의 잡학사전’ 정도로 ‘알쓸실패’라는 신조어를 만들었다. 예컨대 ‘실패 사례를 업무에 접목해 쓸모 있도록 사용한다’ 정도로 해석될 수 있겠다. 이후 ‘알쓸신잡’ 프로가 잊혀갈 때 즈음 명칭을 ‘직무실패’로 변경했다.

다음으로는 ‘교육 및 참고자료’ 메뉴가 있는데 이곳에서는 신입사원 교육교재나 안전교육 자료 등 다양한 자료들이 공유되고 있다. ‘성공idea’ 메뉴는 사내 제안관리시스템으로 바로 연결되어 아이디어 제안에 적용될 수 있도록 유도했다. 자유롭게 글을 게재하고 답변을 달 수 있는 커뮤니티·자유게시판이 상단 현장교육 우측에 배치되어 있다.

가장 우측에 배치되어 있는 ‘인계·인수시스템’은 2022년에 새로 오픈한 별도의 시스템이다. 신입사원이 급증하면서 MZ세대의 니즈를 반영했다. 그동안 수기, 구두로 해왔던 업무인계인수를 시스템화했다. 그 결과, 중요업무나 현안이 누락되는 것을 방지할 수 있었다.

메인페이지에서 스크로롤바를 하단으로 내리면 페이지가 바뀌면서 ‘주간추천글’이 나온다. 이 페이지는 직원들이 개재한 지식Q&A, 업무지식, 생활지식 중 추천수와 조회수 등을 통계화하여 주간추천글, 주간BEST 등으로 분류하고 선정된 글이 메인에 표출될 수 있도록 하여 동기를 부여하고자 하였다. 지식공유에 대한 자발적 참여 유도 및 포털 활성화 동력 마련을 위하여 마일리지 제도를 운영하였고, 활동기간 동안 획득한 마일리지 순으로 우수 직원을 선정하여 소정의 상품을 지급하였다. 그러나 경영여건 악화 등 전반적인 상황을 고려하여 22년부터는 마일리지 제도에 대한 포상은 잠정 중단된 상태이다.