2022 April
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오피스생존법
MZ를 위한 회사語 가이드
당신이 하는 말이 당신을 말한다
“세상의 모든 지적능력은 겸비할 수 있지만 그것을 전달할 수 있어야 한다.” 말과 글로 자신을 표현하는 커뮤니케이션 스킬을 익힌 것을 인생에서 가장 훌륭한 자기 투자로 손꼽는 워렌 버핏의 말을 읽고 오늘의 생존법을 배워볼까? 말은 나 자신을 표현하고 타인과 소통하는 도구이다. 도구는 방법만 알면 잘 다루어 사용할 수 있다. 가장 기본적이고도 가장 강력한 생존 무기를 장착해보자.
글 임정민 (스피치소통전문가, <어른의 대화법> 저자)
B사원의 긴 이야기 속 핵심은 뭐였을까? 보고를 하려던 참이었는데 마침 그 타이밍에 팀장님이 오셨다는 걸 콕 집어서 말한 건가? 거의 다 됐다는 건 몇 퍼센트나 진행됐다는 건가? ‘오늘’의 기준은 퇴근 시간인가, ‘24시’인가? 두 사람의 대화에는 의문이 무성하게 남았다. 이처럼 말한 사람은 있는데 알아들은 사람이 없으면 커뮤니케이션이 원활하게 이루어지지 않는다. 상황은 달라도 결국 하고 싶은 말이나 의도를 제대로 전달하지 못하거나 솔직한 말이 되려 상대의 기분을 상하게 하면 소통의 걸림돌이 된다.
한 끗 차이로 ‘일잘러’가 되는 법
직장에서 일센스 만큼이나 중요한 말센스. 조금만 주의를 기울이면 당신도 ‘일잘러’가 될 수 있다.
숫자와 단문으로 말하기
커뮤니케이션에서 중요한 것은 말의 핵심을 간결하고 정확하게 전달하는 것이다. 특히 ‘거의’, ‘이따가’, ‘조금’ 등의 모호한 표현은 직장에서 독이 된다. 이러한 표현은 서로의 기준이 달라 오해를 불러일으키기 때문에 다음의 예와 같이 정확한 숫자로 말하는 것이 좋다. 여기에 단문으로 말하는 습관을 들이자. 문장을 끊지 않고 길게 말하면 듣는 사람이 빠르게 핵심 내용을 파악하기 어렵다.
ex)”현재 90%까지 진행됐습니다. 마무리해서 오후 3시까지 보고 드리겠습니다.“
커뮤니케이션에서 중요한 것은 말의 핵심을 간결하고 정확하게 전달하는 것이다. 특히 ‘거의’, ‘이따가’, ‘조금’ 등의 모호한 표현은 직장에서 독이 된다. 이러한 표현은 서로의 기준이 달라 오해를 불러일으키기 때문에 다음의 예와 같이 정확한 숫자로 말하는 것이 좋다. 여기에 단문으로 말하는 습관을 들이자. 문장을 끊지 않고 길게 말하면 듣는 사람이 빠르게 핵심 내용을 파악하기 어렵다.
ex)”현재 90%까지 진행됐습니다. 마무리해서 오후 3시까지 보고 드리겠습니다.“
같은 말도 듣기 좋게 하기
‘듣기 좋게’ 말하는 것은 ‘듣는 사람을 배려’하는 일이다. 자신이 하고 싶은 말을 일방적으로 쏟아내지 않고 상대와의 소통에 중심을 둔다. 그래서 듣기 좋게 말하는 사람은 인정, 공감, 긍정의 언어를 사용한다. 보고를 기다리는 팀장님의 조급한 마음을 긍정적인 관점에서 궁금함과 기대하는 마음으로 받아들여 이야기하는 것도 좋다. 솔직함과 무례함은 한 끗 차이이며, 같은 말도 듣기 좋게 하는 것은 결코 아첨을 떨거나 가식적인 말을 하는 것이 아니다. 인간적이고 감성적인 소통 방식일 뿐이다.
‘듣기 좋게’ 말하는 것은 ‘듣는 사람을 배려’하는 일이다. 자신이 하고 싶은 말을 일방적으로 쏟아내지 않고 상대와의 소통에 중심을 둔다. 그래서 듣기 좋게 말하는 사람은 인정, 공감, 긍정의 언어를 사용한다. 보고를 기다리는 팀장님의 조급한 마음을 긍정적인 관점에서 궁금함과 기대하는 마음으로 받아들여 이야기하는 것도 좋다. 솔직함과 무례함은 한 끗 차이이며, 같은 말도 듣기 좋게 하는 것은 결코 아첨을 떨거나 가식적인 말을 하는 것이 아니다. 인간적이고 감성적인 소통 방식일 뿐이다.
부정적인 상황에선 천천히 말해요
서로 다른 입장과 견해 차이 속에서는 당연히 불편하고 껄끄럽기 마련이다. 하지만 그럴수록 우리의 말은 더욱 신중해야 한다. 신중하다는 것은 바로 말하지 않고 잠시 침묵하는 것을 의미한다. 잠시 5초간 모든 것을 멈추고 평정심을 찾도록 하자. 사람 관계에서 완벽한 해결이란 없다. 침착하게 합의점을 찾아 대응하는 것이 중요하다.
실수가 있었다면 빠르게 인정하고, 그 다음에 무엇을 해야 하는지 차근히 짚어보자.
서로 다른 입장과 견해 차이 속에서는 당연히 불편하고 껄끄럽기 마련이다. 하지만 그럴수록 우리의 말은 더욱 신중해야 한다. 신중하다는 것은 바로 말하지 않고 잠시 침묵하는 것을 의미한다. 잠시 5초간 모든 것을 멈추고 평정심을 찾도록 하자. 사람 관계에서 완벽한 해결이란 없다. 침착하게 합의점을 찾아 대응하는 것이 중요하다.
실수가 있었다면 빠르게 인정하고, 그 다음에 무엇을 해야 하는지 차근히 짚어보자.
바르게 메일 쓰기의 정석
직장인이라면 ‘말’ 뿐만 아니라 보고서, 제안서, 이메일 등 ‘글’로 커뮤니케이션을 하는 일도 일상다반사이다. 특히 하루도 빠짐없이 하는 이메일 작성조차 제대로 못 한다면 앞으로의 직장 생활이 얼마나 고되고 힘들어질까. 다음의 이메일 작성 원칙은 당신의 직장 생활에 치트키가 되어 줄 것이다.
말머리에 목적을 밝혀라
업무상 주고받는 메일에는 명확한 목적이 있다. 논의내용은 상황에 따라 다르지만 우리는 특정 사안에 대한 자료와 정보를 상대방에게 제공하여 어떠한 결과를 이끌어내기 위해 이메일을 작성한다. 어찌 보면 이메일을 보내는 것도 상대를 설득하는 하나의 과정이다. 이때 [주간 보고], [일정 협의], [지원 요청] 등과 같이 세부적인 목적을 몇 가지로 분류하여 제목 앞에 말머리를 붙인다면 이메일의 목적과 방향성을 분명히 전달할 수 있다. 이것은 수신자가 받는 수십 통의 메일 중에 가장 중요한 메일, 긴급한 메일이 무엇인지 파악할 수 있는 힌트가 되며 빠른 회신을 받을 가능성을 높여준다.
업무상 주고받는 메일에는 명확한 목적이 있다. 논의내용은 상황에 따라 다르지만 우리는 특정 사안에 대한 자료와 정보를 상대방에게 제공하여 어떠한 결과를 이끌어내기 위해 이메일을 작성한다. 어찌 보면 이메일을 보내는 것도 상대를 설득하는 하나의 과정이다. 이때 [주간 보고], [일정 협의], [지원 요청] 등과 같이 세부적인 목적을 몇 가지로 분류하여 제목 앞에 말머리를 붙인다면 이메일의 목적과 방향성을 분명히 전달할 수 있다. 이것은 수신자가 받는 수십 통의 메일 중에 가장 중요한 메일, 긴급한 메일이 무엇인지 파악할 수 있는 힌트가 되며 빠른 회신을 받을 가능성을 높여준다.
본문과 일치하는 제목을 써라
이메일은 처음에 제대로 보내는 것이 제일 중요하다. 처음부터 잘 써야 한두 번 만에 원하는 답을 얻을 수 있다. 제목은 본문의 내용과 일치해야 하며, 본문을 함축하는 내용으로 간략히 작성해야 한다. “A안과 B안에 대한 검토”, “계약사항에 관한 논의 사항” 등과 같이 본문의 내용을 짧게 담아 보자. “안녕하세요!”, “좋은 아침입니다!” 등 본문의 내용과 무관한 제목, 인사말 등은 제목으로 적합하지 않다.
이메일은 처음에 제대로 보내는 것이 제일 중요하다. 처음부터 잘 써야 한두 번 만에 원하는 답을 얻을 수 있다. 제목은 본문의 내용과 일치해야 하며, 본문을 함축하는 내용으로 간략히 작성해야 한다. “A안과 B안에 대한 검토”, “계약사항에 관한 논의 사항” 등과 같이 본문의 내용을 짧게 담아 보자. “안녕하세요!”, “좋은 아침입니다!” 등 본문의 내용과 무관한 제목, 인사말 등은 제목으로 적합하지 않다.
판단과 행동을 유도하는 내용을 써라
수신자는 본문을 읽고 특정 사안에 대한 자세한 내용을 이해한 후 판단을 내리게 된다. 따라서 본문에는 수신자의 빠른 판단과 행동을 유도할 수 있는 내용을 구체적으로 작성해야 한다. 수신자가 이메일을 받고 궁금해할 만한 내용까지 언급한다면 금상첨화이다. 이때 모호한 표현 대신 숫자와 정확한 명칭을 사용하도록 한다. 또한 이메일은 직장인의 기본 업무 중 하나로 공적인 일이기 때문에 이모티콘은 되도록 자제하는 것이 좋고, 발송 전에 다시 한번 읽어보면서 오타와 띄어쓰기 등을 확인한다.
수신자는 본문을 읽고 특정 사안에 대한 자세한 내용을 이해한 후 판단을 내리게 된다. 따라서 본문에는 수신자의 빠른 판단과 행동을 유도할 수 있는 내용을 구체적으로 작성해야 한다. 수신자가 이메일을 받고 궁금해할 만한 내용까지 언급한다면 금상첨화이다. 이때 모호한 표현 대신 숫자와 정확한 명칭을 사용하도록 한다. 또한 이메일은 직장인의 기본 업무 중 하나로 공적인 일이기 때문에 이모티콘은 되도록 자제하는 것이 좋고, 발송 전에 다시 한번 읽어보면서 오타와 띄어쓰기 등을 확인한다.
